首先，要了解產品信息。對于外貿單證員應該從生產車間開始了解，對貨物包裝、規格等都應該熟練掌握。此外，還應該明確產品制作時間、費用等，以便跟客戶交流時能更順暢，客戶也會更為信服。

其次，應該熟悉產品報價，以及回復郵件。外貿單證員要能夠根據客戶的實際情況來滿足客戶的需求，確保為客戶提供滿意的產品。與此同時，外貿單證員還要能夠準確地回復郵件，提高自身的工作效率。

最后，外貿單證員應明確自身公司是否能夠滿足客戶的要求，如若不能要如實告知，這樣客戶在收到貨物的時候也能夠滿意。